Documentos que exige SUNAFIL en una inspección: lista completa y cómo organizarlos
Esta es la lista de trabajo que usamos al preparar empresas para una fiscalización — y la misma que recorremos cuando ya llegó la notificación. Úsala como auditoría exprés: cada casillero sin marcar es una contingencia con precio.
El archivo laboral mínimo (toda empresa, todo rubro)
Identificación y formalización
- Ficha RUC y, si corresponde, inscripción REMYPE vigente (define tu escala de multas — mira la tabla 2026 aquí).
- T-Registro y planilla electrónica (PLAME) consistentes con la realidad: el cruce planilla vs. personas trabajando es la primera verificación de cualquier visita.
Contratación
- Contratos de trabajo escritos, firmados por ambas partes, con sus renovaciones correlativas y, en los sujetos a modalidad, la causa objetiva debidamente redactada (la causa genérica o copiada es la puerta a la desnaturalización).
- Convenios de prácticas/modalidades formativas con sus registros, si aplica.
- Contratos civiles (locación de servicios) del personal no laboral — serán contrastados con la realidad de la prestación.
Remuneraciones y beneficios
- Boletas de pago con cargo de entrega (física o electrónica válida): la boleta sin constancia de entrega, para efectos de la inspección, es casi como no tenerla.
- Constancias de depósito de CTS de los últimos periodos y de pago de gratificaciones.
- Liquidaciones de beneficios sociales de los trabajadores cesados, con cargo, y constancias de pago.
- Registro y pago de horas extras, o la documentación que sustente su no realización (jornadas, turnos, exoneraciones del registro cuando correspondan).
Jornada y asistencia
- Registro de control de asistencia (físico o digital) del periodo fiscalizado, consistente con boletas y planilla. Las inconsistencias asistencia–boletas son de los hallazgos más frecuentes en actas.
Normativa interna
- Reglamento Interno de Trabajo (obligatorio a partir del umbral legal de trabajadores) con constancia de entrega a cada trabajador.
- Política y procedimiento contra el hostigamiento sexual laboral, con su comité o delegado según el tamaño, y constancias de difusión y capacitación.
El bloque de Seguridad y Salud en el Trabajo (donde más se multa)
La materia SST concentra los requerimientos más extensos y las multas más severas, porque muchas de sus infracciones se califican como graves o muy graves:
- Política de SST suscrita y difundida.
- IPERC (matriz de identificación de peligros y evaluación de riesgos) por puesto, actualizada.
- RISST (reglamento interno de SST) entregado con cargo, cuando corresponde por número de trabajadores.
- Comité de SST con actas de elección y sesiones, o supervisor de SST en empresas pequeñas.
- Plan anual de SST y programa de capacitaciones con registros de asistencia (las capacitaciones mínimas legales, documentadas).
- Constancias de entrega de EPP por trabajador, con firma.
- Exámenes médicos ocupacionales según la periodicidad aplicable al riesgo de la actividad.
- Registro de accidentes de trabajo e incidentes peligrosos, y constancias de notificación al MTPE cuando corresponde.
- SCTR vigente para actividades de riesgo (pólizas de salud y pensión).
En sectores como construcción, agroindustria y minería —el día a día de las empresas del norte— este bloque se fiscaliza con especial intensidad y con anexos normativos propios.
Cómo organizarlo para responder en plazo (método de archivo)
Un file por trabajador (físico o digital): contrato y renovaciones, boletas con cargo, entrega de RIT y RISST, EPP, capacitaciones, exámenes médicos, liquidación si cesó. Un file institucional por materia: SST, planillas/PLAME, políticas internas, REMYPE. Una matriz de control en hoja de cálculo: filas = trabajadores, columnas = documentos, semáforo de pendientes. Con esta estructura, responder un requerimiento de SUNAFIL toma horas; sin ella, toma semanas que no tienes — los plazos del requerimiento son cortos y corren desde la notificación en casilla electrónica.
Criterio LEGALIAPRO
Después de acompañar fiscalizaciones en agroindustria, minería, comercio y servicios, nuestra conclusión es incómoda pero útil: a SUNAFIL no se le responde con cumplimiento, se le responde con evidencia de cumplimiento. Empresas que pagaban todo y trataban bien a su gente han recibido multas por no poder acreditar la entrega de una boleta o de un EPP. El cargo firmado es el héroe silencioso de toda defensa. Nuestra auditoría documental —parte del diagnóstico legal empresarial— consiste exactamente en esto: encontrar los vacíos de evidencia antes de que los encuentre un inspector.
Contenido informativo general; no constituye asesoría legal sobre un caso concreto.