Adicionales de Obra: Cuando Proceden y Como Gestionarlos

Estas ejecutando una obra publica y de pronto descubres que necesitas trabajos que no estaban previstos en el contrato original. Tal vez el terreno tiene condiciones diferentes a las del estudio, los planos tienen errores, o simplemente hay partidas que no se incluyeron en el presupuesto. Estos trabajos extra se llaman adicionales de obra, y gestionarlos correctamente es fundamental para que te los paguen y no tengas problemas legales. En este articulo te explicamos todo lo que necesitas saber: cuando proceden, cuales son los limites, como se aprueban y que pasa cuando entra la Contraloria.

�Cuando proceden los adicionales de obra?

Los adicionales de obra no se aprueban por cualquier razon. Deben cumplir requisitos estrictos para ser validos:

1. Deben ser indispensables

Los trabajos adicionales deben ser necesarios para cumplir con la meta del contrato. No se trata de mejoras opcionales, acabados de lujo o cambios que la entidad quiera hacer "ya que estamos". Si la obra puede funcionar sin esos trabajos, no son adicionales. Por ejemplo, si durante la construccion de un hospital se descubre que el suelo necesita pilotes que no estaban en el diseno original para que el edificio sea seguro, eso es un adicional indispensable.

2. No deben haber estado en el expediente tecnico

Los trabajos adicionales son, por definicion, trabajos que no fueron previstos en el expediente tecnico original. Si una partida ya estaba en el presupuesto pero se subpresupuesto (se calculo menos cantidad de la necesaria), eso no es un adicional: es un mayor metrado, que tiene un tratamiento diferente. La distincion es importante porque los mayores metrados no tienen los mismos limites porcentuales que los adicionales.

3. Deben tener justificacion tecnica

No basta con decir "se necesita". Debe existir un informe tecnico del supervisor o inspector de obra que explique por que los trabajos son necesarios, que pasa si no se hacen, y como se relacionan con la finalidad del contrato. Este informe es la base de todo el proceso de aprobacion.

Los dos limites que debes conocer: 15% y 50%

La ley establece limites porcentuales sobre el monto del contrato original que determinan quien aprueba el adicional y que procedimiento se sigue. Estos limites se calculan sobre el monto del contrato original vigente.

Adicionales hasta el 15% del contrato: aprueba la entidad

Si el monto del adicional (o la suma acumulada de todos los adicionales) no supera el 15% del monto del contrato original, la aprobacion la da directamente el titular de la entidad (el ministro, el alcalde, el gobernador regional, el jefe del organismo, etc.) o el funcionario a quien se le haya delegado esa facultad. Este es el proceso mas rapido y sencillo.

Ejemplo: Si tu contrato de obra es por S/ 2,000,000, el 15% es S/ 300,000. Mientras la suma total de adicionales no supere S/ 300,000, la entidad puede aprobarlos directamente. Si ya te aprobaron un primer adicional por S/ 100,000 y ahora necesitas otro por S/ 150,000, la suma seria S/ 250,000 (12.5% del contrato), asi que todavia esta dentro del 15% y la entidad lo aprueba directamente.

Adicionales mayores al 15% y hasta el 50%: requiere autorizacion de la Contraloria

Si el monto acumulado de los adicionales supera el 15% del contrato original, se necesita la autorizacion previa de la Contraloria General de la Republica antes de que la entidad pueda aprobar el adicional. Esto aplica para adicionales que, sumados a los anteriores, superen el 15% y hasta un maximo del 50% del monto del contrato original.

Ejemplo: Siguiendo el ejemplo anterior (contrato de S/ 2,000,000), si ya tienes adicionales aprobados por S/ 300,000 (15%) y necesitas un nuevo adicional por S/ 200,000, el total seria S/ 500,000 (25% del contrato). Como supera el 15%, necesitas que la Contraloria autorice antes de que la entidad apruebe. El maximo absoluto seria S/ 1,000,000 (50% del contrato).

Proceso de aprobacion de adicionales (hasta 15%)

Paso 1: Deteccion de la necesidad

Durante la ejecucion de la obra, el contratista, el supervisor o el inspector detectan que se necesitan trabajos no previstos en el expediente tecnico. Esto se registra en el cuaderno de obra.

Paso 2: Solicitud del contratista

El contratista presenta una solicitud formal a la entidad, a traves del supervisor o inspector de obra, solicitando la aprobacion del adicional. La solicitud debe incluir la justificacion tecnica, el presupuesto detallado del adicional (con partidas, metrados, precios unitarios y gastos generales) y el cronograma de ejecucion.

Paso 3: Informe del supervisor

El supervisor o inspector de obra emite un informe tecnico pronunciandose sobre la procedencia del adicional. Este informe debe confirmar que los trabajos son indispensables, que no estaban en el expediente tecnico original, y que el presupuesto presentado es correcto. El supervisor puede aprobar, observar o rechazar el presupuesto del contratista.

Paso 4: Resolucion de la entidad

Con el informe favorable del supervisor, la entidad emite una resolucion aprobando el adicional de obra. Esta resolucion debe ser emitida por el titular de la entidad o por quien tenga la facultad delegada. La resolucion autoriza la ejecucion de los trabajos adicionales y el presupuesto correspondiente.

Paso 5: Ejecucion y pago

Una vez aprobado el adicional, el contratista puede ejecutar los trabajos. El pago se realiza a traves de valorizaciones mensuales, igual que el contrato principal. Importante: no ejecutes adicionales sin la resolucion de aprobacion. Si ejecutas trabajos sin autorizacion previa, la entidad puede negarse a pagarlos.

Cuando interviene la Contraloria (adicionales mayores al 15%)

Si los adicionales superan el 15% del monto del contrato, el proceso incluye un paso adicional critico: la autorizacion de la Contraloria General de la Republica.

�Como funciona el control previo de la Contraloria?

La entidad debe enviar a la Contraloria toda la documentacion del adicional para que esta verifique que cumple con los requisitos legales y tecnicos. La Contraloria revisa que los trabajos sean realmente indispensables, que el presupuesto sea razonable, y que no haya irregularidades. La Contraloria tiene un plazo de 15 dias habiles para pronunciarse desde que recibe la documentacion completa.

Documentacion para la Contraloria

• Resolucion de la entidad aprobando el adicional (condicionada a la autorizacion de la Contraloria).
• Informe tecnico del supervisor o inspector.
• Presupuesto detallado del adicional con analisis de precios unitarios.
• Planos y especificaciones tecnicas de los trabajos adicionales.
• Expediente tecnico original para comparacion.
• Cronograma de ejecucion del adicional.
• Informe legal de la entidad.

�Que puede decidir la Contraloria?

• Autorizar: Da el visto bueno y la entidad puede proceder con la aprobacion formal.
• No autorizar: Si encuentra que los trabajos no son indispensables, que el presupuesto es excesivo, o que hay irregularidades, deniega la autorizacion.
• Observar: Si la documentacion esta incompleta o tiene deficiencias, solicita que la entidad la corrija y la vuelva a presentar.

Adicionales de obra vs. adicionales de servicios y bienes

Es importante no confundir los adicionales de obra con los adicionales en contratos de bienes o servicios. Las diferencias principales son:

• Limite porcentual: En obras, el limite es del 50% (con participacion de la Contraloria a partir del 15%). En bienes y servicios, el limite para adicionales es del 25% del monto del contrato, y no requiere autorizacion de la Contraloria.
• Organo que aprueba: En obras, aprueba el titular de la entidad. En bienes y servicios, generalmente basta con el area usuaria y el area de contrataciones.
• Justificacion: En obras, se requiere un expediente tecnico del adicional. En bienes y servicios, basta con un informe del area usuaria explicando la necesidad.

Errores comunes en la gestion de adicionales

1. Ejecutar antes de que se apruebe: El error mas grave y comun. Algunos contratistas empiezan a ejecutar los trabajos adicionales antes de tener la resolucion de aprobacion, confiando en que "ya se aprobara". Si la entidad luego no aprueba el adicional, el contratista ejecuto trabajos a su propio costo y riesgo. Nunca ejecutes sin aprobacion previa.
2. No documentar la necesidad desde el inicio: La anotacion en el cuaderno de obra y el registro fotografico son fundamentales. Si no documentes la situacion que genera la necesidad del adicional (por ejemplo, las condiciones del terreno que difieren del estudio de suelos), sera dificil justificarlo despues.
3. Presupuestos inflados: Algunos contratistas intentan aprovechar los adicionales para incluir partidas con precios por encima del mercado. El supervisor y la Contraloria revisan los precios unitarios con lupa. Un presupuesto inflado puede retrasar o impedir la aprobacion.
4. Confundir adicionales con mayores metrados: Si una partida ya existe en el presupuesto original pero se necesita mayor cantidad, eso es un mayor metrado, no un adicional. Los mayores metrados se compensan con los menores metrados (deductivos) y tienen un tratamiento diferente.
5. No considerar los deductivos: Los adicionales de obra pueden ir acompanados de deductivos (trabajos del contrato original que ya no se necesitan). La ley exige que se calculen los adicionales netos (adicionales menos deductivos vinculados). Si hay deductivos vinculados al adicional, estos reducen el monto neto y pueden hacer que el adicional quede dentro del 15%.
6. Ignorar el impacto en el plazo: Los adicionales generalmente requieren mas tiempo de ejecucion. No olvides solicitar la ampliacion de plazo correspondiente si los trabajos adicionales afectan la ruta critica del cronograma.

Ejemplo practico: adicional de obra por condiciones del suelo

Veamos un caso real tipico:

Situacion: La empresa Constructora del Sur tiene un contrato por S/ 5,000,000 para construir un centro de salud en Arequipa. El plazo es de 240 dias calendario.

Lo que paso: Durante las excavaciones para la cimentacion, se descubre que el terreno tiene un nivel freatico mas alto de lo que indicaba el estudio de suelos del expediente tecnico. Esto requiere un sistema de drenaje subterraneo y un tratamiento de impermeabilizacion que no estaban previstos en los planos originales.

Presupuesto del adicional: El contratista elabora un presupuesto detallado por S/ 380,000 para los trabajos de drenaje e impermeabilizacion. Esto equivale al 7.6% del monto del contrato original.

Proceso: Como el adicional esta dentro del 15%, no se necesita autorizacion de la Contraloria.

1. El contratista anota la situacion en el cuaderno de obra con fotografias.
2. Presenta la solicitud formal con presupuesto detallado y justificacion tecnica.
3. El supervisor emite informe favorable confirmando que el drenaje es indispensable.
4. La entidad emite resolucion aprobando el adicional por S/ 380,000.
5. El contratista solicita ampliacion de plazo por 25 dias (el tiempo necesario para ejecutar el drenaje, que afecta la ruta critica).
6. Ejecuta los trabajos y los valoriza mensualmente.

Resultado: El adicional se aprobo en 20 dias calendario desde la solicitud. El contratista recibio el pago en las valorizaciones siguientes. El plazo se amplio en 25 dias. La obra se completo exitosamente con el sistema de drenaje incluido.

�Que hacer si no te aprueban el adicional?

Si la entidad niega la aprobacion del adicional de obra y consideras que los trabajos son realmente necesarios, tienes opciones:

• Solicitar reconsideracion: Presenta un escrito a la entidad con argumentos adicionales y documentacion complementaria que refuerce tu posicion.
• Conciliacion: Intenta resolver la controversia mediante un proceso de conciliacion ante un centro autorizado.
• Arbitraje: Si la conciliacion no funciona, puedes llevar el caso a arbitraje. El tribunal arbitral puede ordenar el reconocimiento y pago del adicional si determina que era indispensable.

Conclusiones

Los adicionales de obra son una realidad en casi toda obra publica. Los expedientes tecnicos rara vez son perfectos, y durante la ejecucion siempre surgen situaciones no previstas. Lo importante es gestionar los adicionales correctamente: con justificacion tecnica solida, presupuestos realistas, documentacion completa y, sobre todo, aprobacion previa antes de ejecutar cualquier trabajo extra.

Recuerda los limites: hasta el 15% aprueba la entidad directamente, del 15% al 50% se necesita autorizacion de la Contraloria, y por encima del 50% solo queda el arbitraje. Manten un registro impecable de todo lo que pasa en la obra y no dejes de solicitar la ampliacion de plazo si los adicionales afectan tu cronograma.